No biênio 2008/2009, o tratamento dispensado à documentação, protocolos e logística na distribuição de processos ganhou destaque especial através de ações do Núcleo de Documentação e Informação (NDI) do Ipraj.

Entre essas ações houve a aprovação pelo Tribunal Pleno da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), documento que virou referência para outros estados porque único no Brasil construído dentro dos padrões estabelecidos pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), tendo como base as Tabelas Processuais Unificadas.

O documento, que tem o objetivo de fazer a destinação de autos de processo administrativos e judicantes, fixando prazos e condições de guarda para a transferência, recolhimento ou eliminação dos suportes da informação, está sendo posto em prática com a remessa periódica de feitos finalizados das comarcas do interior seguindo os critérios da tabela.

O NDI tem ministrado cursos para capacitação dos servidores na identificação de conceitos e utilização dos procedimentos da tabela. A for-malização e aplicação das normas, bem como a qualidade do trabalho realizado pelo Tribunal de Justiça da Bahia na matéria, gerou o convite para que integrantes do TJ participassem do Comitê de Gestão Documental do CNJ, que gerencia o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname).

Segundo a assessora-chefe do Núcleo de Documentação e Informação, Cristiane Magalhães, a integração do TJ no Comitê como um dos representantes dos Tribunais de Justiça dos Estados “representa um reconhecimento ao cuidadoso trabalho feito pelo Poder Judiciário da Bahia no tratamento dos documentos, seu arquivamento e correta destinação”.

O Núcleo, em parceria com a Gerência de Informática e Desenvolvimento Tecnológico (GID), já estuda formas de aplicar ao processo finalizado, automaticamente, o tempo de vida útil da documentação para facilitar a identificação do seu destino.

Parceria com os Correios

Outra importante ação do Núcleo de Documentação e Informação foi a disponibilização de um sistema, localizado no link “Postagem de Correspondências” do site do Tribunal, através do qual os usuários dos Correios, para entrega de intimações e outros documentos judiciais, podem relatar problemas ocorridos na distribuição e terem respondidas as suas solicitações.

“Enviamos este relatório mensalmente para os Correios. Caso o problema tenha sido gerado por eles, são obrigados que nos ressarcir”, conta a assessora-chefe. E completa: “Com este sistema, minimizamos a remarcação de audiências porque podemos acompanhar e otimizar o trâmite dos Avisos de Recebimento (ARs), além de criar uma relação mais próxima com as Varas e Comarcas”.

O sistema está sendo aprimorado com o projeto AR Digital, ainda em fase de testes, que permite a devolução do documento com o seu preenchimento em até cinco dias, pela Internet, facilitando o gerenciamento da entrega das intimações por parte do Poder Judiciário.

O NDI incrementou ainda a utilização de malotes para serviços internos de entrega, reduzindo substancialmente os custos por minimizar o uso de serviços especiais dos Correios, como o SEDEX. “Conseguimos contratar o serviço de distribuição e pagamos por ele de acordo com a produtividade. Estimulamos o uso do malote e hoje quase todos os processos são enviados para o interior através deles”, observa Cristiane.

Graças às ações do NDI, os servidores do Poder Judiciário passaram a receber informações sobre o histórico funcional com mais agilidade e segurança depois da digitalização de cerca de 85 mil processos administrativos finalizados nas área de Recursos Humanos, tendo sido geradas um milhão de imagens das páginas que estavam arquivadas em 2,6 mil caixas. Aproximadamente metade desses números foram alcançados durante o biênio 2008/2009.

Entre os benefícios da digitalização estão a garantia da integridade e durabilidade dos documentos – pois está-se evitando o contínuo manuseio – e a introdução de uma gestão ecologicamente correta do acervo documental, reduzindo-se o gasto com papéis, por exemplo.