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Sistema Gestão de Serventias – FAQ

Trata-se de um sistema informatizado, criado pelo Poder Judiciário da Bahia, através das Corregedorias (CGJ e CCI) e Secretaria de Informatização e Modernização, que tem por objetivo manter dados de Pessoas e Serventias Extrajudiciais, relacionando-os em um Quadro, gerando informações relevantes para o Núcleo Extrajudicial, Tribunal de Justiça e CNJ. Ele contém informações sobre o delegatário responsável, contatos, quadro de funcionários e ocorrências.
O responsável precisa manter seus dados cadastrais atualizados, assim como da(s) serventia(s) sob sua responsabilidade, incluindo o quadro de funcionários e eventuais ocorrências. Ex.: licença médica usufruída pelo delegatário.
Acesse o endereço https://serventia.tjba.jus.br e faça login utilizando usuário e senha do sistema Selo Digital correspondente à serventia que deseja acessar.
  1. Acesse o sistema e clique em “Alterar Serventia”;
  2. Na tela de “Alterar Serventia”, atualize os dados, adicione os documentos comprobatórios e clique em “Salvar”. (Não deixe de incluir as informações complementares no menu abaixo do campo de adição de documentos.)
  3. Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial.
Alteração Serventia
  1. Acesse o sistema e clique em “Listar Alterações de Serventia”;
  2. Na tela de consulta, busque pela sua solicitação;
  3. Verifique o estado da solicitação na coluna “Status da Solicitação” que pode assumir os seguintes valores:
    • a. Requer análise: solicitação aberta recentemente, ainda não analisada;
      b. Em análise: solicitação está sendo analisada pelo Núcleo Extrajudicial;
      c. Aprovada: solicitação analisada e atualizações incorporadas ao cadastro;
      d. Reprovada: solicitação analisada e não incorporada ao cadastro. A justificativa deve ser verificada no detalhamento da solicitação, utilizando o botão “Visualizar”.
  4. Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial.
Caso a solicitação seja reprovada, é necessário abrir uma nova, atentando-se para a correção dos pontos destacados na justificativa de reprovação. Alterações Serventia
Existem dois cenários possíveis, o primeiro:
  1. Acesse o sistema e clique em “Incluir/Alterar Pessoa”;
  2. Na tela seguinte, clique em “Cadastrar”;
  3. Na tela seguinte, preencha os dados obrigatórios, adicione os documentos comprobatórios e clique em “Salvar”; e
  4. Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial. Cadastro de pessoa O segundo :
    1. Acesse o sistema e clique em “Alterar Quadro”;
    2. Na tela de “Alterar Quadro”, clique no botão “Adicionar” associado ao cargo exercido pelo funcionário; Neste momento aparecerá a mensagem: CPF não cadastrado
    3. Clique em "OK" e será redirecionado para página de cadastro de pessoa
    4. Na tela seguinte, preencha os dados obrigatórios, adicione os documentos comprobatórios e clique em “Salvar”; e
    5. Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial.
    Cadastro de pessoa
  1. Acesse o sistema e clique em “Incluir/Alterar Pessoa”;
  2. Na tela de consulta, busque pelo seu CPF e clique no botão de editar;
  3. Na tela de “Incluir/Alterar Pessoa”, atualize seus dados, adicione os documentos comprobatórios e clique em “Salvar”; e
  4. Alterar cadastro de pessoa Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial.
  1. Acesse o sistema e clique em “Listar Inclusões/Alterações de Pessoa”;
  2. Na tela de consulta, busque pela sua solicitação;
  3. Verifique o estado da solicitação na coluna “Status da Solicitação” que pode assumir os seguintes valores:
        a. Requer análise: solicitação aberta recentemente, ainda não analisada;
        b. Em análise: solicitação está sendo analisada pelo Núcleo Extrajudicial;
        c. Aprovada: solicitação analisada e atualizações incorporadas ao cadastro;
        d. Reprovada: solicitação analisada e não incorporada ao cadastro. A justificativa deve ser verificada no detalhamento da solicitação, utilizando o botão “Visualizar”.
        e. Aguardando validação de E-mail: verifique sua caixa de e-mails para concluir a etapa.
  4. Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial.
Lista alterações de pessoas
  1. Acesse o sistema e clique em “Alterar Quadro”;
  2. Na tela de “Alterar Quadro”, clique no botão “Adicionar” associado ao cargo exercido pelo funcionário;
  3. Na tela seguinte, preencha os campos, adicione os documentos comprobatórios e clique em “Salvar”; e
  4. Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial.
Vincular pessoa
  1. Acesse o sistema e clique em “Alterar Quadro”;
  2. Na tela de “Alterar Quadro”, na seção “Dados do Responsável”, clique no botão em formato de lápis “Editar”;
  3. Atualize os campos permitidos; e
  4. Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial.
Alterar meu vínculo
  1. Acesse o sistema e clique em “Alterar Quadro”;
  2. Na tela de “Alterar Quadro”, clique no botão de ação em formato de lápis “Solicitar edição” associado ao funcionário;
  3. Na tela seguinte, preencha a data fim, adicione os documentos comprobatórios do encerramento do contrato e clique em “Salvar”;
  4. Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial. A pessoa só estará efetivamente desvinculada do quadro, no SGS, após aprovação da solicitação pelo Núcleo Extrajudicial.
  5. Desvincular pessoa
  1. Acesse o sistema e clique em “Listar Alterações de Quadro”;
  2. Na tela de consulta, busque pela sua solicitação;
  3. Verifique o estado da solicitação na coluna “Status da Solicitação” que pode assumir os seguintes valores:
    • a. Requer análise: solicitação aberta recentemente, ainda não analisada;
      b. Em análise: solicitação está sendo analisada pelo Núcleo Extrajudicial;
      c. Aprovada: solicitação analisada e atualizações incorporadas ao cadastro;
      d. Reprovada: solicitação analisada e não incorporada ao cadastro. A justificativa deve ser verificada no detalhamento da solicitação, utilizando o botão “Visualizar”.
  4. Aguarde a análise das alterações pelo Núcleo Extrajudicial.
  5. Caso a solicitação seja reprovada, é necessário abrir uma nova, atentando-se para a correção dos pontos destacados na justificativa de reprovação.
Lista alterações de Quadro
Provimentos Conjuntos nº CGJ/CCI 11/2022-GSEC e nº CGJ/CCI 12/2023-GSEC.
Não, o perfil de cada pessoa no sistema é único e serve para todas as eventuais vinculações cabíveis.
Não. Após a aprovação da inclusão da nova pessoa, é preciso clicar em “Alterar Quadro” e vinculá-la ao seu quadro.
Você deve clicar em “Alterar Quadro” e desvincular a pessoa, incluindo a data de desligamento e a documentação comprobatória do rompimento da relação de trabalho.
Este cadastro é realizado exclusivamente pelo Núcleo Extrajudicial, vez que a designação de juiz de paz pelo Juiz Corregedor Permanente depende de homologação pela Corregedoria competente.
Informe ao Núcleo Extrajudicial através do e-mail extracorregedorias@tjba.jus.br para que este cadastro errado seja corrigido. Inclua no campo “assunto” do e-mail que se trata de erro de cadastro no SGS.
Informe ao Núcleo Extrajudicial através do e-mail extracorregedorias@tjba.jus.br para que este cadastro errado seja corrigido. Inclua no campo “assunto” do e-mail que se trata de erro de cadastro no SGS.
Realize a alteração de quadro em ambas as serventias, incluindo todas as informações e documentos em cada uma das solicitações respectivas. Não é necessário fazer dois cadastros da mesma pessoa. Basta vincular esta pessoa às duas serventias.
Entre em contato com o Service Desk Externo dos delegatários em: https://servicedeskexterno.tjba.jus.br/#/chamado-delegatario
  1. Selecione “Registrar Chamado - Delegatário”;
  2. Preencha seus dados cadastrais;
  3. Em “Detalhes sobre o chamado”, selecione o nome do sistema “SERVENTIA”;
  4. Em “Detalhes sobre o chamado”, selecione o tipo do serviço “ERRO”;
  5. Detalhe minuciosamente o seu problema ou solicitação, anexando capturas de tela e/ou outros documentos que entenda contribuírem para explicar o ocorrido;
  6. Clique em “Não sou um robô”;
  7. Clique em “Abrir chamado”.
A lista completa está disponível na página do SGS no Portal Extrajudicial