Agência de Notícias

Sabe quando você agrupa em um mesmo requerimento solicitações de diferentes interessados, mas de igual teor, com vistas a otimizar o tempo e os resultados? Essa mesma ideia pode ser usada quando se pensa nos Cartórios Integrados. O Tribunal de Justiça da Bahia (TJBA) conta, atualmente, com 13 unidades desse porte: dez na capital baiana; e as outras três nas cidades de Itabuna, Vitória da Conquista e Feira de Santana.  

Criados com o objetivo de garantir agilidade nos trâmites judiciais, sua estruturação consiste no agrupamento de cartórios de Varas de igual especialidade, instaladas em uma mesma comarca, concentrando em um único ambiente o acervo processual e os recursos humanos necessários ao seu funcionamento. Esse modelo traz a padronização dos procedimentos e divide os trabalhos da equipe (composta por servidores e estagiários) em tarefas: administrativo, atendimento, movimentação, cumprimento e controle de acervo.  

Ao propor a divisão dos servidores em equipes, essa configuração cria a figura de um Juiz Coordenador (papel de gestor) e de um Supervisor Administrativo coordenando o serviço dos demais diretores.   

Juiz Coordenador  

Escolhido entre seus pares e referendado pela Corregedoria de Justiça competente, o Juiz Coordenador assume o papel de gestor com autonomia para decidir acerca das matérias de ordem administrativa ou que demandem solução imediata. Assuntos referentes ao estabelecimento de procedimentos rotineiros do Cartório Integrado, também, estarão sob os seus cuidados.   

Supervisor Administrativo

Escolhido dentre os servidores ocupantes de cargo efetivo, preferencialmente, dentre os Diretores de Secretaria de uma das Varas Judiciais integradas, o Supervisor será responsável pela coordenação das atividades do Cartório Integrado, fiscalizando o cumprimento das determinações e das metas estabelecidas nas reuniões periódicas. Ele também será responsável pela gestão dos recursos humanos e dos materiais necessários ao funcionamento adequado da unidade integrada, entre outras competências contidas no artigo 21, do Ato Normativo Conjunto nº 21/2024.

Gabinetes   

Dentro desse modelo integrado, os Gabinetes (formados por um juiz, um servidor de gabinete, o assessor e os estagiários) conservam sua autonomia e dividem as atribuições cartorárias entre Diretorias específicas. Dessa forma, o juiz consegue se dedicar melhor às demandas do próprio Gabinete.  

Diretorias  

As Diretorias – Atendimento, Movimentação, Cumprimento, Acervo e Baixa – são compostas pelo respectivo diretor, pelos servidores e pelos estagiários de nível superior da Vara. Veja, conforme Ato Normativo Conjunto nº 21/2024, as principais funções de cada diretoria:  

• Atendimento: realiza a triagem e o direcionamento dos pedidos recebidos à Diretoria competente para o tratamento da demanda ou ao Gabinete da Vara Integrada onde tramita o processo em questão para apreciação.  

• Movimentação: faz o encaminhamento dos processos no fluxo digital, realiza o trânsito dos autos entre as filas/tarefas de sua competência para as filas/tarefas de trabalho das demais equipes e dos Gabinetes das Varas Integradas.  

• Cumprimento: executa as determinações judiciais constantes dos despachos, das decisões e das sentenças direcionadas à Secretaria.  

• Acervo e Baixa: realiza a gestão do acervo da unidade integrada, principalmente por meio do monitoramento, da reclassificação e do direcionamento dos autos ao arquivamento, com o objetivo de promover a diminuição gradativa do quantitativo de processos em trâmite no Cartório Integrado.  

Produtividade  

Com atividades cartorárias centralizadas em ofício único, somadas à padronização de procedimentos e a uma melhor distribuição dos recursos humanos, o incremento da produtividade é certeiro, como observado no 2º Cartório Integrado de Relações de Consumo de Salvador. A unidade, em conformidade com as diretrizes do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que definiu o prazo de 100 dias como referência temporal para a tramitação dos feitos judiciais, movimentou, em outubro deste ano, mais de 33 mil processos, conforme noticiou o Juiz Coordenador, Antônio Libonati. Os dados, registrados no Sistema Exaudi (responsável por organizar, mapear e permitir consulta às informações), indicam um total de 29.664 processos movimentados pela Secretaria e 3.969 pelos Gabinetes. A unidade integrada abrange a 8ª, a 9ª, a 15ª e a 19ª Varas de Consumo.    

O 3º Cartório Integrado de Consumo de Salvador, composto por 3ª, 6ª, 14ª e 16ª Varas, coordenado pelo Juiz Maurício Oliveira, é outro exemplo de como o modelo integrado pode ser eficiente.  “Em abril de 2017, quando houve a integração, o acervo das 4 Varas somava 25.783 processos. Já em novembro deste ano, esse número caiu para 18.111”, disse, com base em dados obtidos do Exaudi, a Servidora de Gabinete da 16ª Vara de Consumo, Michelle Soares.  

Confira mais experiências de quem utiliza o cartório integrado

Em dezembro deste ano, foi publicado o ato que institui o Cartório Integrado das Varas da Fazenda Pública com competência administrativa. O novo cartório será composto pela 5ª, pela 6ª, pela 7ª e pela 8ª Varas da Fazenda Pública Administrativa de Salvador. A implantação contará com a participação da Presidência, da Corregedoria-Geral da Justiça, da Coordenadoria de Apoio ao Primeiro Grau, da Diretoria de Primeiro Grau e de outros setores vinculados à Presidência. A inauguração está prevista para o ano de 2025.  

Saiba mais  

Descrição da imagem: ilustrativa, com fundo azul. [fim da descrição].   

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