Gestão Documental – Orientações sobre arquivamento e desarquivamento

Orientações sobre arquivamento

Para enviar processos judiciais e/ou administrativos para guarda no Arquivo Central do TJBA, a unidade judiciária deverá observar os seguintes passos:

Passo 1: Checar se o processo é realmente passível de arquivamento, ou seja, se já teve o seu trâmite finalizado pela unidade, cabendo apenas raras consultas ao mesmo. Para tanto, deve-se consultar a Tabela de Temporalidade de Documentos.

Passo 2: Separar, se possível, o processo das capas plásticas amarrando-os em barbantes para que suas folhas não saiam de ordem e nem se percam. Com isso, ganha-se espaço nas caixas, que passam a acomodar mais processos, e possibilita-se a reutilização das capas em novos processos, gerando economia.

Passo 3: Colocar os processos em caixa-box fornecidas pela Diretoria de Suprimento e Patrimônio, através da Coordenação de Distribuição, telefones: (71) 3360-2400; 3360- 2401; 3392-4951; 0800- 284-3939.

Passo 4: Numerar, sequencialmente, as caixas e identificá-las com etiquetas e nome da unidade.

Passo 5: Listar e manter o controle do conteúdo das caixas. Isso facilitará a eventual consulta ao documento uma vez que a unidade judiciária, tendo controle do que existe em cada caixa, será capaz de indicar ao Arquivo Central do Judiciário exatamente em que caixa encontra-se o documento requisitado.

Passo 6: Lacrar as caixas com fita adesiva de forma a dificultar a abertura involuntária das mesmas.

Passo 7: Fazer o levantamento do número de caixas destinadas ao arquivamento.

Passo 8: Preencher obrigatoriamente o formulário de solicitação de arquivamento de documentos disponível no GAD (Gestão de Arquivamento e Desarquivamento), clicando aqui.

Orientações sobre desarquivamento

As partes interessadas ou seus representantes legais poderão, quando necessário, solicitar desarquivamento de processos nas unidades judiciárias onde os mesmos tramitaram. Para tanto, os usuários deverão se dirigir às unidades para formalizar o pedido, apresentando o comprovante de pagamento do Documento de Arrecadação Judiciária (DAJE), acessível em http://eselo.tjba.jus.br/

A partir do momento em que a unidade judiciária repassa o pedido de desarquivamento de processos para a COARQ (Coordenação de Gestão de Arquivos), a mesma possui um prazo de até 48 horas para desarquivar e remeter os processos para as respectivas unidades solicitantes que, por sua vez, irá disponibilizá-los aos interessados.

Para as comarcas do interior do Estado, o prazo para disponibilização dos processos varia, pois baseia-se na programação estabelecida pelo serviço de malotes. A extração de cópias dos processos correrá às expensas dos interessados.

Os procedimentos de desarquivamento variam de acordo com a natureza do documento, a saber:

Processos Judiciais de 1º Grau (Capital): O SECAPI (Setor de Consulta ao Arquivo de 1ª Instância) receberá as solicitações, via sistema informatizado, realizadas pelos cartórios judicantes de 1º Grau da comarca de Salvador e as encaminhará, diretamente, ao Arquivo Central que promoverá o respectivo desarquivamento. Após o recebimento, o SECAPI encaminhará o processo ao cartório solicitante que o disponibilizará ao interessado;

Processos Judiciais de 1º Grau (Interior): O pedido de desarquivamento deste tipo de processo é feito pela unidade judiciária através da utilização obrigatória da ferramenta eletrônica GAD (Gestão de Arquivamento e Desarquivamento), disponível no endereço eletrônico http://www9.tjba.jus.br/gad. Após o devido preenchimento, caberá à COARQ repassar a citada demanda ao Arquivo Central, bem como providenciar o envio do referido processo, via malote, à unidade solicitante que promoverá o acesso do mesmo ao interessado.

Processos Judiciais de 2º Grau: A Diretoria de Distribuição do 2º Grau (antigo SECOMGE) encaminhará, diretamente, o pedido ao Arquivo Central que promoverá o respectivo desarquivamento e encaminhamento a este. Após o recebimento, o SECOMGE disponibilizará o processo ao interessado;

Processos Judiciais de Juizados (Capital e Interior): O pedido de desarquivamento deste tipo de processo é feito pela unidade judiciária através da utilização obrigatória da ferramenta eletrônica GAD (Gestão de Arquivamento e Desarquivamento), disponível no endereço eletrônico http://www9.tjba.jus.br/gad. Após o devido preenchimento, caberá à COARQ repassar a citada demanda ao Arquivo Central, bem como providenciar o envio do referido processo, via mensageiria às unidades da capital e via malote para as comarcas do interior. É através do juizado de origem que o solicitante terá acesso ao processo solicitado.

Processos Administrativos: O pedido de desarquivamento desse tipo de processo é feito pela unidade administrativa, por meio da utilização obrigatória da ferramenta eletrônica GAD (Gestão de Arquivamento e Desarquivamento), disponível no endereço eletrônico http://www9.tjba.jus.br/gad. Após o devido preenchimento, caberá à COARQ – Coordenação de Gestão de Arquivos, repassar a referida demanda ao Arquivo Central, bem como providenciar o envio do mesmo à unidade solicitante.