Gestão Documental – Os Instrumentos da Gestão Documental

Os Instrumentos da Gestão Documental

A Resolução 13, aprovada pelo Tribunal Pleno do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia e publicada no Diário da Justiça Eletrônico (DJE), de 30 de junho de 2021, tem como objetivo assegurar a gestão do patrimônio arquivístico e documental acumulado pelo Poder Judiciário do Estado da Bahia no exercício legal de suas atribuições institucionais.

Nessa resolução, especificamente em seu artigo 5º, são definidos os instrumentos arquivísticos do Programa de Gestão Documental da justiça estadual na Bahia no sentido de garantir a conservação e a preservação do patrimônio documental. São 8 os instrumentos da gestão documental, a saber:

I – os sistemas informatizados de gestão de documentos processuais ou administrativos;

II – os metadados essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco e a sua relação com os outros documentos;

III – o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário;

IV – o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário;

V – a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;

VI – a Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos;

VII – o Plano para Amostra Estatística Representativa;

VIII – o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.

Na página eletrônica do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), são encontrados os dois principais instrumentos da gestão documental, a saber: (1) O Plano de Classificação de Documentos e (2) a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração do Poder Judiciário. Segue, abaixo, os links desses dois instrumentos arquivísticos.

Nota introdutória

Classe 0 – Administrativa

Classe 2 – Apoio a atividade forense

Tabelas de Temporalidade de Documentos Unificados do Poder Judiciário –(TTDU)

Manual de aplicação do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade Documental

Tabela de Temporalidade de Documentos dos Cartórios Extrajudiciais